Năng Lực Quản Lý Là Gì

  -  
" data-medium-file="https://kanamara.vn/wp-content/uploads/2020/05/mo-hinh-9-hop-300x220.png" data-large-file="https://kanamara.vn/wp-content/uploads/2020/05/mo-hinh-9-hop.png" loading="lazy" class="wp-image-9714" src="https://kanamara.vn/wp-content/uploads/2020/05/mo-hinh-9-hop.png" alt="Quản lý thành tích" width="700" height="514" srcset="https://kanamara.vn/wp-content/uploads/2020/05/mo-hinh-9-hop.png 618w, https://kanamara.vn/wp-content/uploads/2020/05/mo-hinh-9-hop-300x220.png 300w, https://kanamara.vn/wp-content/uploads/2020/05/mo-hinh-9-hop-80x60.png 80w, https://kanamara.vn/wp-content/uploads/2020/05/mo-hinh-9-hop-199x146.png 199w, https://kanamara.vn/wp-content/uploads/2020/05/mo-hinh-9-hop-50x37.png 50w, https://kanamara.vn/wp-content/uploads/2020/05/mo-hinh-9-hop-102x75.png 102w" sizes="(max-width: 700px) 100vw, 700px" />

Quản lý hiệu quả công việc


Việc gắn kết hai yếu tố trên nhằm giúp doanh nghiệp có các biện pháp phù hợp trong sử dụng và quản lý nhân sự, đảm bảo cân đối và tạo tính động lực tốt cho nhân sự, khai thác được thế mạnh để biến tiềm năng thành hiệu quả thực tế.

Bạn đang xem: Năng lực quản lý là gì

📌Đãi ngộ

Năng lực là một trong ba yếu tố của Lương 3Ps:

P1 (position): vị tríP2 (Person): năng lựcP3 (performance): kết quả thực hiện công việc

Trong đó, năng lực được xét là yếu tố thứ hai (P2). Trong khi P1 (yếu tố vị trí) chỉ xác định được cá nhân ở vị trí nào thì được gắn vào khung lương tương ứng. P2 (yếu tố năng lực) sẽ giúp quy ra điểm để xếp bậc lương trong khung lương của vị trí đó. P3 (yếu tố kết quả công việc) sẽ giúp xác định mức lương/thưởng hiệu quả của cá nhân theo kỳ. Như vậy, P1 và P2 xác định mức lương cố định lý thuyết của cá nhân đó. Điều đó lý giải vì sao hai nhân sự cùng làm việc tại 1 vị trí tương đương nhau nhưng bậc lương có thể khác nhau. Đó là do yếu tố năng lực của cá nhân đáp ứng các mức độ khác nhau so với yêu cầu chuẩn NL của vị trí.

Bên cạnh đó, những năng lực được cho là “hiếm”, là những kỹ năng đặc biệt mà không phải ai cũng dễ dàng thực hiện được trong một số công việc đặc thù, thì có thể là căn cứ cho doanh nghiệp bổ sung phụ cấp cho nhân sự. Ví dụ như Kỹ năng thử rượu, Kỹ năng nhận biết hương vị đặc biệt…

✅Các phương pháp đánh giá năng lực

📌Đánh giá thông qua kiểm tra (Test)

Phương pháp đánh giá năng lực qua kiểm tra được thực hiện dưới hình thức Kiểm tra giấy, Kiểm tra qua thực hành thực tế theo tình huống, Phỏng vấn trực tiếp người được đánh giá. Hoạt động này thường được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Ưu điểm

Thấy rõ được thực tế năng lực của nhân sự tương đối đầy đủ, chi tiết cả về kiến thức, kỹ năng, thái độ

Nhược điểm

Tốn thời gian: vì doanh nghiệp cần thiết kế bài kiểm tra chi tiết đến từng vị trí, cá nhân, cũng như tốn nhiều thời gian để tổ chức kiểm tra, đánh giá, chấm điểm, phỏng vấnTốn chi phí: tốn nhiều chi phí của thiết kế, triển khai, thực hiện đánh giá cho toàn bộ doanh nghiệp

📌Đánh giá theo checklist

Checklist là một loạt các câu hỏi nhằm đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên do đội ngũ nhân sự đặt ra. Các câu hỏi này sẽ được đặt dưới hình thức “có/không”, nhằm thu thập ý kiến của người quản lý về năng lực của một nhân viên cụ thể nào đó. 

Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, cô đọng; song cũng bao hàm nguy cơ thông tin thiếu khách quan, không chính xác. 

📌Phương pháp Khung năng lực

Phương pháp này được thực hiện trên cơ sở quan sát hành vi thực hiên công việc của nhân viên, dựa trên Từ điển năng lực (TĐNL) hành vi và đánh giá dựa trên KNL. Trong đó, từ điển là tập hợp mô tả năng lực của các nghề nghiệp có trong doanh nghiệp

Người đánh giá sẽ sử dụng tờ kiểm tra hành vi và cho điểm kiểm tra mọi hành động của nhân viên mà mình quan sát được. Để đảm bảo tính chính xác, những hành vi được nêu trong TĐNL cần phải đảm bảo có thể quan sát, theo dõi, chứng minh, ghi nhận được. Người đánh giá cần có thời gian để quan sát đủ lâu để có thể đánh giá hành vi của người được đánh giá. Chính vì vậy, phương pháp này được xem là phương pháp đánh giá quá trình

Ưu điểm:

Thấy rõ được các hành vi của nhân viênGiảm được tối đa sự cảm tính của người đánh giá vì đánh giá theo hành vi quan sát được.

Nhược điểm:

Xây dựng những thang điểm này thường tốn kém cả về thời gian lẫn tiền bạc.Đôi khi công việc ghi chép bị bỏ qua.Người lao động không thoải mái khi biết rằng người lãnh đạo ghi chép lại những hành vi yếu kém của mình.

✅Ứng dụng khung năng lực trong quản trị nhân sự

📌Khung năng lực (KNL) là gì?

Khung năng lực là phương pháp quản lý năng lực theo chức danh. Nghĩa là mỗi nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được đánh giá năng lực theo tiêu chí năng lực, hay KNL theo vị trí đang nắm giữ, thay vì đánh giá năng lực chung chung.

Phương pháp này thường gắn liền với 2 khái niệm: 

KNL – bộ tiêu chuẩn NL cho từng vị trí trong doanh nghiệp. Bao gồm:Chuẩn «tối thiểu»: sử dụng cho bổ nhiệm mới (tuyển dụng, thuyên chuyển, bổ nhiệm)Chuẩn «kỳ vọng»: sử dụng cho đào tạo, quản lý kết quả công việc, trả lươngTừ điển năng lực (TĐNL) – tập hợp các định nghĩa và thước đo năng lực thuộc các ngành nghề liên quan tới chức năng của tất cả các vị trí trong một doanh nghiệp.

KNL là công cụ được ứng dụng từ những năm 90 của thế kỷ 20 vào thực tiễn quản trị nhân sự thế giới và khoảng 10 năm gần đây ở Việt Nam.

KNL có thể chia thành các nhóm khác nhau tùy quan điểm của doanh nghiệp, thông thường bao gồm:

Nhóm năng lực chung/ cốt lõi: gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí. Các năng lực cốt lõi được xác định dựa trên chiến lược, giá trị cốt lõi của công tyNhóm năng lực quản lý/ lãnh đạo: là các yêu cầu đối với các công việc có tính chất quản lý bao gồm hoạch địch, tổ chức, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người…) và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc. Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn NL quản lý khác nhau.Nhóm năng lực bổ trợ: là những năng lực có thể dùng chung cho nhiều vị trí trong doanh nghiệp, không bắt buộc nhưng có thể hỗ trợ tốt hơn trong thực hiện công việc. Lựa chọn năng lực này tùy vào bối cảnh thực hiện nhiệm vụ và vai trò của vị trí trong tổ chứcNhóm năng lực chuyên môn: là các kiến thức, kỹ năng về một lĩnh vực chuyên môn cụ thể cần để hoàn thành một công việc, mang tính đặc thù cho vị trí công việc hoặc bộ phận mà cá nhân cần có để có thể đảm nhận vị trí công việc đó.

📌Phương pháp Khung năng lực COID

Khung năng lực COID do Công ty Tư vấn Quản lý OCD phát triển và đã được cấp bản quyền tác giả. Khung năng lực COID đã được hàng trăm các doanh nghiệp sử dụng và triển khai thành công dưới sự hỗ trợ, đào tạo và chuyển giao từ các tư vấn giàu kinh nghiệm của OCD.

Mô hình khung năng lực COID mô tả các mức độ thành thạo của năng lực dưới dạng các hành vi đặc trưng trong công việc của doanh nghiệp.

Tương tự như mô hình ASK (Thái độ – Attitude, Kỹ năng – Skill, Kiến thức – Knowledge), mô hình COID loại bỏ đánh giá yếu tố Thái độ và chú tâm đến đánh giá năng lực dựa trên kiến thức và kỹ năng thông qua hành vi có thể quan sát, ghi nhận được. Qua đó, loại bỏ tối đa sự cảm tính trong đánh giá cá nhân, vì xét cho cùng, yếu tố thái độ phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm nhìn nhận của từng người cụ thể trong các bối cảnh cụ thể.

Mô hình khung năng lực COID được phát triển và dựa trên ứng dụng mô phỏng nguyên tắc “đào tạo theo nhu cầu xã hội” của Đại học MIT (Mỹ) có tên CDIO, lý giải rằng mọi chương trình đào tạo đều phải hướng tới việc trang bị đồng thời 4 yếu tố:

Kiến thức (Conceive)Kỹ năng về vận hành công cụ (Operate)Ứng dụng để giải quyết vấn đề (Implement)Thiết kế (Design).

Nếu như HAY chia năng lực thành 4 cấp độ, tư vấn OCD đã sử dụng 5 cấp độ năng lực. Trong đó, cấp độ 1 mô tả mức độ rất ít thành thạo của một năng lực, cho dù không phải là kỳ vọng của doanh nghiệp nhưng vẫn cần thiết để đánh giá năng lực thực tế của cá nhân.

Xem thêm: Thể Hiện Khả Năng Sút Phạt Với Game Sút Phạt Hàng Rào, Game Đá Phạt Hàng Rào

Như vậy, mỗi năng lực cần được mô tả theo 5 cấp độ và dưới dạng các cấu phần có nguyên tắc COID. So với phương pháp xây dựng TĐNL đã từng thực hiện tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam, hệ thống này có tính tương đồng cao hơn ở nguyên tắc mô tả cấp độ và các thông tin mô tả trong từng năng lực. Sự khác biệt mà OCD áp dụng là cụ thể hóa theo cấu phần COID nhằm giúp cho việc đánh giá thực tế được dễ dàng hơn, dễ triển khai trên hệ thống phần mềm và tiện lợi trong việc xác định nội dung đào tạo cho nhân viên.

Từ bộ tiêu chí chi tiết này, phương pháp lượng hóa đánh giá thông qua TĐNL và chuẩn NL để so sánh năng lực thực tế cá nhân với chuẩn vị trí đã có thể thực hiện được.

📌Quy trình xây dựng KNL

Để xây dựng KNL một cách hiệu quả, doanh nghiệp nên thực hiện theo các bước sau:

Bước 1 – Xây dựng cấu trúc và danh mục năng lựcXác định danh mục năng lực, bao gồm tên và định nghĩa từng năng lực trong mỗi nhóm năng lực cần được thực hiện dựa trên một Mô hình Chuỗi giá trị (Value Chain Model) của Michael Porter.Chuỗi giá trị cho thấy các chức năng cần thiết của một doanh nghiệp tương ứng với mô hình kinh doanh và chiến lược phát triển của doanh nghiệp đó. Mỗi chức năng của doanh nghiệp sẽ yêu cầu một loạt các năng lực cần thiết.Bước 2 – Xây dựng từ điển của doanh nghiệpDựa vào tên và đinh nghĩa năng lực, viết mô tả theo nguyên tắc COIDBước 3 – Xác định KNL – Yêu cầu năng lực cho các vị tríXác định những năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của vị trí theo yêu cầu chức năng trong Mô tả công vệcXác định mức điểm yêu cầu của từng năng lực đối với từng vị tríBước 4 – Xây dựng quy chế đánh giáQuy chế đánh giá sẽ đưa ra các nguyên tắc thực hiện như phân quyền đánh giá, thời hạn, quy trình thực hiện, quy ước tính toán, quy ước so sánh kết quả… ban hành và phổ biến đến các bộ phận, cá nhânBước 5 – Đánh giá năng lực cá nhân theo yêu cầu KNLNgười đánh giá thực hiện đánh giá năng lực cá nhân theo KNL và dựa trên những hành vi được mô tả.Bước 6 – Theo dõi, giám sát quá trình đánh giá năng lựcBộ phận nhân sự theo dõi, giám sát tiến độ, quá trình đánh giá năng lực tại các bộ phận, đơn vị, chi nhánh… để đảm bảo các bộ phận đánh giá năng lực đúng nguyên tắc, phương pháp và thời gian quy địnhBước 7 – Tổng hợp kết quả và phân tíchTổng điểm của các cấu phần được lựa chọn trong một mô tả năng lực sẽ là điểm đánh giá năng lực cá nhân nắm giữ công việc đó.Kết quả đánh giá cá nhân sẽ được trình bày dưới dạng một Hồ sơ năng lực cá nhân

Tham khảo chi tiết tại https://kanamara.vn/cac-buoc-trien-khai-khung-nang-luc-coid-2/

📌Doanh nghiệp nào nên sử dụng KNL

Theo mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, hoạt động đánh giá năng lực thực tế thường được thực hiện dưới nhiều hình thức, quy trình hay phương pháp khác nhau. Có doanh nghiệp đánh giá bài bản, có doanh nghiệp đánh giá theo quan điểm cá nhân của nhà quản lý cấp cao.

Phương pháp KNL là phương pháp đánh giá theo hành vi, được xây dựng bài bản, chặt chẽ, yêu cầu doanh nghiệp áp dụng tuần tự theo các bước và nguyên tắc nhất định, cần sự nỗ lực, cam kết thực hiện của các cấp quản lý, nhân viên, theo đó sẽ tốn thời gian và chi phí tương ứng. Những doanh nghiệp nhỏ, startup, nhân sự ít, việc đánh giá năng lực theo phương pháp KNL nếu doanh nghiệp muốn thực hiện bài bản, nỗ lực thực hiện thì vẫn có thể áp dụng hình thức này song doanh nghiệp sẽ cần cân nhắc yếu tố thời gian, chi phí, mức độ cam kết, nỗ lực để thực hiện hoặc tập trung trước mắt vào hoạt động sản xuất kinh doanh để ra doanh thu, lợi nhuận trước thay vì tập trung đánh giá năng lực quá bài bản. Đến một giai đoạn nhất định khi quy mô đủ lớn và để đáp ứng theo những mục tiêu lớn hơn cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến các phương pháp đánh giá để quản lý nhân sự tốt hơn.

Tham khảo Tại sao Ngân hàng, Tập đoàn lớn nên sử dụng KNL

Nhiều doanh nghiệp lớn đang sử dụng Phần mềm Đánh giá năng lực digiiCAT, bao gồm cả các DN Việt nam và nước ngoài: Transerco, PECC1, VPIC1, Yusen, Sato Vietnam, Taikisha Vietnam, SOHACO Group, Vinphaco, Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Miền Bắc

📌Xây dựng KNL cho doanh nghiệp

Xây dựng KNL bằng Excel

Excel là công cụ tốt để xây dựng TĐNL, KNL. Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng excel để xây dựng hệ thống và triển khai đánh giá. Các nội dung của danh mục năng lực, TĐNL hay KNL, các công thức tính toán, báo cáo có thể được làm vào từng sheet trong cùng 1 file. Mỗi đơn vị có thể đánh giá trên các file exel độc lập và tổng hợp lại vào 1 file chung.

Ưu điểm:

Excel là công cụ có sẵn trong MS office nên chi phí sử dụng rẻExcel là công cụ phổ biến và đa số các doanh nghiệp đã làm quen sử dụngHỗ trợ tốt các công thức tính toánCó thể chứa các thông tin về thiết kế từ điển, KNL, đánh giá và lập báo cáo

Nhược điểm:

File excel bị giới hạn dòng, cột, lượng dữ liệu bị giới hạnThời gian tổng hợp và tính toán kết quả lâuDễ có sai sót trong quá trình đánh giá, tính toán kết quảKhó khăn trong kiểm tra, giám sát thực hiệnThời gian thiết lập báo cáo lâuTính kết nối dữ liệu kém, dữ liệu không tập trungXây dựng KNL bằng phần mềm

Việc xây dựng KNL và triển khai đánh giá trên phần mềm có nhiều ưu điểm hơn so với đánh giá bằng file truyền thống:

Tính kết nối dữ liệu tốt trong toàn hệ thốngDữ liệu lớn được tập trungDễ dàng tạo đợt đánh giá khác nhau tùy theo nhu cầuThực hiện đánh giá đồng nhất trên nhiều địa bànDễ dàng theo dõi, giám sát quá trình đánh giáKết quả cập nhật trực tiếp trên hệ thốngBáo cáo tự độngDễ dàng lưu version TĐNL, KNL và kết quả đánh giá từng đợt

Tham khảo Phần mềm Đánh giá Năng lực digiiCAT của kanamara.vn – được xây dựng dựa trên kinh nghiệm gần 20 năm tư vấn cho các doanh nghiệp của OCD.

✅Phần mềm đánh giá năng lực

📌Tính năng cần có của phần mềm Đánh giá năng lực

Phần mềm đánh giá năng lực tốt cần có 7 tính năng cơ bản sau:

Thiết lập TĐNL và KNLThiết lập các đợt đánh giá theo KNL khác nhauPhân quyền và đánh giá năng lựcTheo dõi, giám sát quá trình đánh giá Báo cáoTích hợp với các phần mềm khác (VD quản lý đào tạo, thông tin nhân sự…)Quản trị hệ thống (settings)

Tham khảo Phần mềm Quản lý Năng lực của kanamara.vn

📌Vai trò người dùng trên phần mềm đánh giá năng.lực

Một phần mềm đánh giá năng lực hiệu quả, cần đáp ứng được đủ nhu cầu và thực hiện nghiệp vụ theo vai trò của từng nhóm người dùng:

Ban giám đốcThiết lập TĐNL và KNLQuyết định nội dung hệ thốngĐánh giá nhân sự theo phân quyềnXem báo cáo thời gian thực và ra quyết định nhanhPhòng Nhân sự/Quản trị hệ thốngQuản trị hệ thốngThiết kế tài liệuTriển khai, theo dõi, giám sát, đốc thúcTrưởng bộ phậnThiết kế tài liệu của bộ phậnỦy quyền, Đánh giá nhân viênXem báo cáo của bộ phậnPhòng Nhân sự/Quản trị hệ thốngTự đánh giá (nếu được phân quyền)Được thông báo kết quả đánh giá 

📌Thế nào là phần mềm đánh giá năng.lực tốt?

Tại sao rất nhiều doanh nghiệp mong muốn tìm kiếm những phần mềm đánh giá năng lực tốt, phù hợp với nhu cầu nhưng chưa ưng được các phần mềm tiếp cận hoặc khi thuê/mua về thì phần mềm không thực sự đáp ứng được nhu cầu hoặc bỏ phí vì không sử dụng được tốt.

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp, đáp ứng yêu cầu là quan trọng để giúp doanh nghiệp tối ưu được các nguồn lực của mình, tránh tình trạng đầu tư nhiều vào chi phí, thời gian cũng như nhân sự mà cuối cùng không hiệu quả. Phần mềm đánh giá năng lực tốt cần đáp ứng được các tiêu chí sau:

Quy trình và phương pháp chuẩnCơ chế nhập xuất dữ liệu linh hoạtLưu trữ dữ liệu lịch sử, nhiều và tập trungCho phép tự thiết kế và điều chỉnh nội dung đánh giáGiao diện thân thiện, dễ sử dụngPhân quyền chặt chẽGiám sát và thực hiện được trên quy mô lớn, địa bàn xaCó khả năng tùy biếnCó thể tích hợp, kết nối với các phần mềm khác

Tham khảo bài viết Thế nào là một phần mềm Khung năng lực tốt để tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm đánh giá năng lực.

Quy trình thiết kế KNL và đánh giá trên phần mềm digiiCAT

📌Thiết kế từ điển năng lực

Xây dựng TĐNL thông qua thuê dịch vụ Tư vấn hoặc tham khảo các năng lực mẫu trên phần mềm/ngoài thị trường.

Nếu lựa chọn cách thức tham khảo bộ TĐNL mẫu, doanh nghiệp có thể cân nhắc, lựa chọn các năng lực nào là phù hợp và tự điều chỉnh các cấp độ thành thạo về hành vi trong từng năng lực theo kỳ vọng của doanh nghiệp. Bạn có thể tìm kiếm bộ từ điển 42 năng lực của Đại học Harvard, của Viện phát triển Nhân lực của Vương Quốc Anh (CIPD), hay những bộ TĐNL mẫu chi tiết theo từng ngành nghề trên phần mềm Quản lý digiiMS…sau đó chọn lọc các năng lực cần thiết và điều chỉnh mức độ cho phù hợp đặc thù doanh nghiệp

Nếu lựa chọn cách thức tự xây dựng TĐNL, doanh nghiệp có thể tự xác định dựa vào hệ thống chức năng và yêu cầu năng lực qua Mô tả công việc, thu thập, phỏng vấn…và thực hiện các bước:

Xác định tên và định nghĩa năng lực cần thiếtPhân chia thành các nhóm năng lực (VD cốt lõi, quản lý, bổ trợ, chuyên môn)Dựa vào tên và định nghĩa, viết mô tả các cấp độ năng lựcLiệt kê các cấu phần C – O – I – D của mỗi năng lực bằng một số từ khóa quan trọngXây dựng mô tả hành vi trong mỗi cấu phần theo 5 cấp độ (5 mức) với nguyên tắc thống nhất.

Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo https://kanamara.vn/xay-dung-khung-nang-luc/

📌Xây dựng khung năng lực

Dựa trên danh mục và mô tả năng lực tại TĐNL, thiết lập KNL cho từng vị trí. Mỗi vị trí cần lựa chọn các năng lực tương ứng. Cần xác định và giới hạn số lượng năng lực cho mỗi vị trí, đảm bảo là năng lực chính yếu và được sử dụng thường xuyên trong công việc.

Đối với vị trí quản lý không nên vượt quá 25 năng lực, tốt nhất khoảng 17 – 20. Đối với vị trí nhân viên không nên vượt quá 20 năng lực, tốt nhất khoảng 15 – 17 để đảm bảo đánh giá được đúng bản chất yêu cầu công việc của vị trí.

Xem thêm: Wukong Mùa 11: Bảng Ngọc, Cách Lên Đồ, Bảng Ngọc Và Cách Lên Đồ Ngộ Không Build Mùa 11

Cần xác định mức độ năng lực (điểm chuẩn tối thiểu – là mức cần tối thiểu để bổ nhiệm vào vị trí và chuẩn kỳ vọng – là mức cần học tập và đào tạo nhằm thực hiện thành thạo công việc) đối với từng năng lực. Việc xác định mức độ chuẩn tối thiểu hay chuẩn kỳ vọng cần căn cứ vào nội dung của từng năng lực được ghi tại TĐNL để đảm bảo phù hợp với mục tiêu phát triển năng lực của doanh nghiệp.